잘못된 업체 선택이 나중에 더 비싸지는 구조

업체 선정 회의에서 가장 설득력 있는 말 중 하나는 “여기가 제일 싸요”입니다. 예산이 빠듯할수록 그 한 문장이 결정을 닫습니다. 문제는 소프트웨어 외주 비용이 계약서 금액 한 줄이 아니라는 점입니다. 잘못된 선정은 처음에 아낀 금액을 잠식하고, 이후 비용을 이자처럼 불립니다.

이 글은 특정 업체를 비난하려는 블랙리스트가 아닙니다. 왜 구조적으로 더 비싸지는지를 비용 항목으로 풀어 쓴 것입니다. 올바른 선정은 “비싼 곳을 고르는 일”이 아니라, 설명 가능한 총비용을 고르는 일에 가깝습니다.

처음부터 끝까지 보는 비용

초기 견적만 비교하는 표는 위 표에서 구축 한 칸만 본 것과 같습니다.

더 비싸지는 다섯 가지 구조

숨은 조율 비용

있습니다. 커뮤니케이션, 검수, 일정 독촉을 발주 담당자가 전담하면 그 인건비는 장부에 “외주비”로 잘 안 잡힙니다. 주 열 시간씩 몇 달이면, 이미 중소 견적 차이만큼 나갈 수 있습니다.

변경 비용은 직선이 아닙니다.

요구가 흐린 저가 계약은 변경 한 건마다 단가 협상 비용이 큽니다. “이 정도는 포함” 논쟁이 실제 작업 시간보다 길어지기도 합니다. 전문 프로세스의 변경 관리 수수료가 비싸 보여도, 분쟁 없이 산정되는 쪽이 총액에서는 더 쌀 수 있습니다.

품질 부채에는 이자가 붙습니다.

권한, 결제, 성능을 미룬 대가는 오픈 후 긴급 패치로 돌아옵니다. 긴급 단가는 계획 단가보다 높고, 브랜드 리스크까지 붙습니다.

관계를 바꿀 때의 마찰

큽니다. 관계가 나빠진 뒤의 이관은 협조가 떨어집니다. 새 업체 온보딩, 현황 파악, 재구축이 겹칩니다. “한 번 더 싸게”로 바꾸면 마찰이 한 번 더 생깁니다.

마지막으로 기회 비용이 있습니다. 늦어진 기능, 못 한 캠페인, 떠난 사용자입니다. 재무제표에 바로 안 보여도, 나중에 의사결정자가 가장 후회하는 항목인 경우가 많습니다.

싸 보이는 제안에서 검사할 것

할인이 아니라 범위 축소인지, 위험 이전인지 구분합니다.

선정 오류가 반복되는 익명 패턴

포트폴리오 화면이 화려하고 일정이 짧습니다. 기술 질문에는 추상적인 답이 오고 가격은 최저입니다. 킥오프 없이 바로 디자인에 들어가고, 개발 중에야 예외 시나리오가 발견됩니다. 일정 압박으로 임시 구현을 올린 뒤, 유지보수는 거절되거나 고액 추가로 돌아옵니다. 그다음이 재선정과 재개발입니다.

이 흐름의 어느 단계에서든 “조금만 더 확인”이 비용을 꺾을 수 있었습니다. 특히 질문과 전제를 맞추는 초반입니다.

선정 품질을 높이는 최소 프로세스

목표와 비목표를 한 페이지로 적고, 필수 시나리오 목록을 만듭니다. 보안·인수·유지보수·역할에 대한 동일 질의서를 보내고, 2~3곳 제안을 가격만이 아니라 여러 축으로 비교합니다. 가능하면 유료 탐색 단계나 작은 파일럿을 두고, 계약에 소유권·인수 조건을 명시합니다.

이 과정은 업체를 괴롭히는 일이 아니라, 비교 불가능한 제안을 같은 저울에 올리는 일입니다.

위원회에서 쓸 가중치 예시

조직마다 다르지만, 매일 쓰는 운영 제품 기준으로 출발점을 제시하면 다음과 같습니다.

가격 가중치를 40~50%로 두면 나머지 축이 장식이 됩니다. 반대로 가격을 0으로 둘 수도 없습니다. 10% 전후, 동점일 때만 가격으로 가른다 정도가 운영 제품에 무난한 출발점입니다. 캠페인성 단건이면 가격·일정 비중을 높여도 됩니다. 중요한 것은 가중치를 선정 전에 공표하는 일입니다. 사후에 맞추면 정치적 선정으로 읽힙니다.

이미 잘못 골랐다면

감정 정리와 별개로 자산 목록·백업·권한부터 확보합니다. 남은 예산으로 “기능 추가”보다 안정과 이관 우선순위를 다시 잡습니다. 새 선정에서는 가격 가중치를 낮추고 총비용 축 가중치를 높입니다. 내부를 탓하기보다, 체크리스트를 조직 자산으로 남깁니다.

경영진에게 설명할 때는 기술 용어보다 현금 흐름 언어가 필요합니다. 예를 들면 이런 식입니다. “초기 구축 견적 차액은 A안이 낮지만, 인수인계·환경 분리·유지보수 경계가 빠져 12개월 총비용 시나리오에서 긴급 수정과 재선정 확률이 높습니다. B안은 초기 금액이 높으나 소유권·시나리오 검수·변경 산정이 포함되어 재개발 리스크가 낮습니다. 권고는 B안이며, 가격 가중치는 10%, 운영·보안·인수 축 합계 55%로 평가했습니다.”

이 한 단락이 있으면 “왜 싼 곳을 안 골랐느냐”는 사후 추궁에 대응하기 쉽습니다. 선정 문서를 공유 폴더에 남기는 것 자체가 비용 절감 장치입니다. 잘못된 선정의 비용 구조는 “한 번의 실수”가 아니라 기준 없는 의사결정의 결과인 경우가 많습니다. 기준을 남기면 다음 선정부터 비용 곡선이 꺾입니다.

LB Contents는 앱·홈페이지·쇼핑몰을 만들 때 화면뿐 아니라 운영 구조까지 같이 설계합니다. 업체 재선정이나 총비용 관점의 비교가 필요할 때, 요구사항 정리 전 단계부터 상담할 수 있습니다.